【導入事例インタビュー】株式会社ワークポート様 「SMS活用で面談設定率5%UP。日程調整の10%がチャットBot経由に。」

INSTのサービスの導入事例インタビューをいよいよブログのコンテンツとして開始することといたしました。

記念すべき1社目はINST創業時よりサービスを導入いただいているワークポート様です。

株式会社ワークポートの明島さん、林マネージャー、戸邉さん(左から並んでいる順)にお話を伺いました。
※インタビュー記事内の役職、所属部署などは2017年5月当時のものです

 

まずは御社の事業概要を教えてください


林マネージャー。2017年4月よりマーケティングユニットのマネージャーに。
それまではキャリアコンシェルジュ(求職者サイド)のマネージャーを務める。

林:当社は2003年3月にインテリジェンス出身の代表取締役社長の田村と代表取締役副社長の林を中心とした10名ほどで創業をいたしました。IT業界専門の人材紹介事業を展開してきましたが、2014年から、代表田村の想いである「年間転職サポート1万人」を目指し、IT以外の職種や業界にも進出をし、現在は総合型人材紹介会社として事業を行っています。

IT業界専門に絞ったのは当時、大手総合型の紹介会社が圧倒的に強く、選択と集中を行うことで「この分野なら負けない」というブランディングをしたためです。お陰でIT/インターネット/ゲーム業界ではある程度の知名度と事業規模、サポート実績を上げることができました。

2017年4月に、より各職種・エリアに絞っての専門性を高めるために事業部を子会社化し、ワークポートグループとして新たに再出発をいたしました。(こちらに関しての説明はインタビュー記事の最後で)

 

INSTのどのサービスをご利用でしょうか

戸邉さん。新卒でワークポート入社後、求職者獲得のマーケティングなどに従事し、今は求職者の面談設定業務をメインで担当。

戸邉:私のところでは、2015年5月からINST MessengerのSMS配信を利用しています。主にはWebエントリー後の面談設定のフェーズでの利用です。月間の送信通数は大体2-3000通程度です。

また、2017年4月からはINST BotでLINEチャットBotを作成し、INST Messengerと併せて求職者の面談設定業務に利用しています。

 

明島さん。新卒でワークポートに入社。戸邉さんの1年先輩。エンジニアとして社内システム開発などに従事し現在は事業企画業務を担当。

明島:僕の管轄では、当社のシステムとINST MessengerをAPIで連携してSMSを配信する仕組みを構築して利用をしています。管理画面は使わず、というかたちですね。

 

具体的な活用方法を教えていただけますか?

戸邉:基本的な呼び込み業務はメールと電話でのみ行っていたのですが、現在はSMSも標準ツールとして活用しています。エントリー日の翌朝に1通、翌々日夕方に1通、あとは電話に出ていただけなかった方にも送っています。

エントリー日の翌朝、翌々日夕方に送るSMSには当社のほうで用意している面談予約フォームのURLを入れて送り、電話に出ていただけなかった方には当社からの発番号とフォームのURLを送るかたちで利用しています。

また、チャットBotは呼び込みの際に送るメールの中にLINEアカウントの友だち追加URLを入れて送っています。求職者の方が友だち追加をしていただくとチャットBotが起動して、ご希望の日程を自動で回収してくれます。求職者の方が希望日程を入れてくれるとメールで通知が届くので、担当のキャリアコンシェルジュと面談ブースの空きを確認して予定をFIXさせて、INST Messengerの管理画面から求職者の方のLINE宛にメッセージを送って面談日程確定、となります。

 

 

 

明島:僕の担当領域では、eコンシェルという求職者の方に日々の連絡や進捗の確認で利用いただくマイページを提供しています。eコンシェル内にはチャットのようなUIのメッセージ機能があるのですが、そこに当社のキャリアコンシェルジュがメッセージを送ると、求職者の方にSMSが配信されるというPUSH通知やアラートのようなイメージでSMSを利用しています。「キャリアコンシェルジュから新しいメッセージが届きました。ご確認ください。 eコンシェルのURL」みたいな感じですね。

 

実際の効果はいかがでしょうか?

戸邉:SMS活用前と比較すると面談設定率は5%前後向上したと前任から聞いています。。私がこの担当になったときは「SMSを活用すること」は既に標準業務フローに組み込まれていたので、日々文章の精査やオペレーションフローの変更などを行っています。

また、チャットBotでの面談設定ですが、利用開始から2ヶ月弱で全体の面談設定数の10%程度がチャットBot経由にシフトしました。まだそんなに多くはありませんが、手応えは感じています。思っていたよりLINEで希望日程送ってきてくれる人って多いなって(笑)あと意外だったのは、チャットBotで面談設定した人とメール・電話経由の人の面談リスケ率やドタキャン率が全く変わらないということです。LINEで面談予約→手軽でドタキャン増えるかもと現場では想定してたのですが、そうではありませんでした。

 

明島:SMSでのメッセージ通知によって、求職者の方との連絡がかなりスムーズになりました。それもあって今では求職者の方とのeメールでのやり取りはほとんど0に近くなっています。具体的な数字でいくと、書類選考通過連絡後の1次面接設定まで、平均で約3日かかっていたのが、丸1日縮まり2日で設定ができるようになりました。これはかなり大きいと思います。

 

どうしてINSTのサービスを利用しようと思ったのでしょうか?

林:当社の副社長の林が「eメールでのやりとりをなくそう。コミュニケーションのツールは多様化しているから、瞬時にコミュニケーションが取れるツールを増やそう」と常日頃言っています。実際に自分たちも個人メールのチェックの頻度は落ちてきていますし、それを全社で推進する際にINSTのサービスがフィットした、という感じです。

戸邉:私がBotを検討したのもそうですね。なんとかLINEを使って日程調整できないかと考えていたときに、ちょうど御社から提案を貰って「じゃあやってみよう」と。

 

INSTのサービスに決めていただいたポイントはなんでしょうか?

戸邉:ブラウザにPOPUPしてくるタイプのチャットBotなどを複数検討しました。が、あまり当社の業務や要望にフィットする感じではなかったのと、「今の時代はやっぱLINEでしょ」という副社長のPUSHもあったでINSTのサービスに決めました。

明島:LINEのチャットボットは当社が得意としている若年層領域の求職者の方とも親和性が高いなと私も思います。あとは当社は「やると決めたらやる」という徹底力と、業務システムの内製をしているので導入するツールに柔軟に業務とシステムを対応させられるというのが強みだと思っています。おそらく大手の企業がここまでのスピードで業務変革をするのはなかなか難しいのではないかとも思います。

林:僕は「メール廃止をしよう」という会社全体の動きの時にちょうど求職者サイドのマネージャーをやっていたので、現場からすると「これで連絡とりづらくなるかも。」という多少の心配もありました。ですが、事業企画の強烈な推進もあり(笑)、システム部の努力もあって今の形に落ち着き、良い結果が出ているので意思決定は正しかったと思っています。

 

今後INSTのサービスをどのように活用していくご予定ですか?

林:INST Botの活用で求職者の方のLINEアカウントを回収することが出来るようになったので、適切な情報配信などでも活用をしていきたいなと思っています。

戸邉:実際に利用している担当の要望としてはBotとのやり取りで躓いた方がどこで躓いてしまっているかの詳細まで見れると嬉しいなと思います。あとは未読メッセージの管理などですかね。

 

最後に告知などがありましたらお願いします

林:今年4月に、職種・エリアでの専門性を高めるために事業部を子会社化いたしました。

職種特化の会社は

・ワークポートTECH ITがITエンジニア・クリエイター専門
・ワークポートキャリアが営業職・バックオフィス専門
・ワークポートTECH MONOがものづくり専門
・ワークポートNEXTが若年者・未経験者層専門

となっており、

地方拠点を

・ワークポート横浜
・ワークポート大阪(ゼネラル領域)
・ワークポートTECH大阪(エンジニア・クリエイター領域)
・ワークポート福岡
・ワークポート名古屋

と子会社化いたしました。

営業もキャリアコンシェルジュも職種カットで専門性を持って業務にあたっていますより企業の要望にフィットした人材のご紹介や、求職者の方のご要望にマッチした求人のご紹介ができるようになったと思っていますので、ぜひワークポートグループの人材紹介サービス、転職支援サービスをご利用下さい。

また、新卒採用も積極的に行っており、2017年は約60名の新卒を迎え入れ300名体制となりました。2018年は80名採用を目指して採用活動を頑張っています。INSTさんのブログを読まれている学生の方はあまりいないかもしれませんが、こういった新しい取り組みをどんどんしていく当社にエントリーしてもらいたいと思いますね。

 

ワークポート様の2018年新卒採用サイトはこちら

 

インタビューを終えて、INST石野が思ったこと

ワークポート様は、INSTの創業当時からお取引をいただいているお客様で、本当に新しい取り組みにチャレンジしていく積極的な姿勢と、社内での徹底力、しっかりとした効果測定、そして日々の細かな改善力をお持ちの会社さまです。INST Botの導入も他の紹介会社に先駆けて、トライアル的に実施していただき、確かな効果を実感していただいています。

インタビューの中にお名前が出てきた林副社長もお考えになられているように「いつかメールが全く利用されなくなる時代が来る」というのは僕自身も思っており、じゃあそうなった時にどうすればいいんだっけ?という思いでサービスを開発しています。

また、業務フローやオペレーションを変えるシステムの導入は現場からすると難しかったり怖かったりするのも改めて実感しました。ある程度のリスクを取っていただいた上で、こういった良い結果を得ていただけて本当に嬉しいと思いました。

林マネージャー、明島様、戸邉様、本当にありがとうございました!

 

ワークポート様の活用サービス

INST Messenger(SMS配信機能) → 面談設定に利用。面談設定率5%UP。

INST Bot(LINEのチャットボット) → 面談設定に利用。導入2ヶ月弱で面談設定数の10%がチャットボット経由に。

INST Messenger(SMS配信API) →マイページ利用者への新規メッセージアラート。連絡がスムーズに。

 

ワークポート様会社データ

会社名       株式会社ワークポート
URL     https://www.workport.co.jp/
従業員数   283名(2017年4月3日現在)※連結子会社の従業員を含む
代表者       代表取締役社長 CEO 田村 高広、代表取締役副社長 COO 林 徹郎
事業内容   人材紹介サービス(有料職業紹介事業 許可番号:13-ユ-040590)
連結子会社
株式会社ワークポートTECH IT

株式会社ワークポートTECH MONO
株式会社ワークポートキャリア
株式会社ワークポート横浜
株式会社ワークポート名古屋
株式会社ワークポート大阪
株式会社ワークポートTECH大阪
株式会社ワークポート福岡

関連会社
ワークポート アジア(タイ)
ワークポート コリア(韓国)
WORKPORT KOREA Co., Ltd.

 

 

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