面談設定率の測定方法で学ぶビジネス的数学センス

INST石野です。

早いものでもう2019年も半分終わりですね!令和になってからも2ヶ月経過!

前回のブログから2週間も空いちまった。。。

 

さて、気を取り直して。

今日はビジネスにおける数字の見方のセンスを、人材紹介・人材派遣・人事などの方々がよくやられる「面談・面接設定率」を例に上げて磨いてみましょう、という話をしたいと思います。算数のお勉強をしつつビジネス脳を鍛えましょう。

 

まずは共通認識作成のために定義から

面接・面談設定率をそもそも測定していないようでは生産性の上げようがないですし、今回のブログ記事はそのような人にとっては無意味です。なのでそっとブラウザの閉じるボタンを押していただいて結構なのですが、現時点で面談設定率を設定してはなにか危機感を感じていたり改善意識はある、という方にはきっかけになるかもしれません。

さて、測定の仕方、指標の算出方法、言葉の定義は各社で様々異なると思いますのであらかじめ定義をしておきます。

[定義]

面間設定率=面談・面接設定数÷有効エントリー数

面談・面接設定数:面談・面接を設定した数

有効エントリー数:総エントリーから面接・面談に呼び込まない人を引いた数

面接・面談設定のために使った人件費は同じ

とします。

 

今回は、あるサービスを導入した月と、その前月で数字に少し変化があったというシチュエーションを想定して、そのサービスに効果があったのかどうか、というのを判定するという練習をします。

サービスの導入前後でこういった数字が出たとして一緒に考えていきましょう。

 

Case1:面接・面談設定率しか見ない場合

さて、こういった指標が出た場合、皆さんはどう考えるでしょうか?そのサービスは効果があった?なかった?どちらになりますでしょうか。

「面接・面談設定率が上がってないんだから効果は出てない」

という意見を持つ方がほとんどでしょう。実際に当社のクライアントでも面接・面談設定率を重要なKPIとして設定している会社は多いように思います。そしてこのような測定方法の会社が多いのかなと。
※まあ大体ここでINST Messenger導入で設定率は上がるので継続、という判断が多いんですが

 

ちなみにこの回答ですと、数字的センスと業務改善の視点としては50点くらいです。

では、あと50点を補完するためにはどうすればいいのでしょうか?皆さんが上司で、そのサービスを導入する決裁を出したとして、部下からこの報告が届いたらどうしますか?

 

Case2:架電数やメール数などのプロセス数を考慮

面接設定・面談設定をするのにどのくらいの工数を掛けたか。少し工夫されている会社ではここまでやられていますね。

わかりやすく(&宣伝のために)SMS送信サービスを導入したとしてみました(笑)

一番最初に定義したので面接・面談設定のために使った人件費は同じなわけですから、架電数・メール数はSMS送信のために微減しました。

むーん、これだとSMS送信費用が数万円掛けて面談・面接設定率が下がってるな。。。面接・面談設定数は上がっているけど、それは呼び込みチームが頑張ったのではなくてマーケチームが頑張って集客が成功したからだけだろ。。。

 

惜しい!惜しいけどまだこれでは65点くらいです。キチンとプロセス数の管理をしたのは評価できますが、まだ真髄までは見えて来ていません。あと35点!あなたならどうしますか?

 

Case3:各プロセス数ごとのKPIへの成果を考慮

各プロセス経由で設定できた面接・面談設定数を考慮してみましょう。

ちょっと表が見づらくてすいません。例えば4月の架電数は2543件で185件の面接が設定できて、7.3%の確率で面接設定が出来た、ということです。

むーん。これを見てみてもSMSが一番設定率低いやないか。。。やっぱりINSTの石野に騙されたか。。。

 

惜しい!ここまで来ると90点。だいぶ自社のKPI分析ができてきたという印象になります。でもあと10点はどうすれば???

ちなみにここからの+10点は僕も「ほう、それは良い視点!」と思った某クライアント企業の担当者の方の考え方です。

 

Case4:各プロセスにかかる工数を考慮

この面接・面談設定業務は多くの企業で社員の方が行われています。一部BPOしている会社もありますが。なのでそれぞれのプロセスに係る工数を考慮してみようと。

例えば時給2,000円で考えたとします。

◆電話

繋がった場合とそうでない場合で大きく工数が異なります。

接続成功:3分→必ず設定ができたと仮定
接続失敗:30秒

で考えましょうか。そうしますと

{(接続本数×3分)+(失敗本数×0.5分)}/60 がかかった時間になりますね。

(502+1211.5)/60=28.6時間掛かっているわけですから2,000円を掛けると57,116円。これを設定出来た本数で割ると1設定あたりに掛かった人件費単価がでますので342円。

 

◆メール

メールは1件ずつ送る必要がありそうですので、テンプレを使って1本30秒で送れたとしましょうか。

1154本送っているので、1154×0.5/60=9.6時間掛かっています。ので19,233円。75件設定できているので単価は256円になります。

 

◆SMS

SMSは一斉配信ができます。作業的にはメールと同じくらいですが、宛先登録があるので100件ずつを1分で送信可能計算とすると1245件なので、13分で送れます。

とするとかかる人件費は1/4時間分で500円。78件設定出来ているので6.4円しか使わないことになりSMSは最小の人件費で面接設定ができるツール、ということになったりします。

 

実際にこの考え方を僕に教えてくれたクライアント企業からは、大量の一斉配信ができるSMSを利用することで予約数をある程度稼ぐことで人員の稼働に余裕ができ、架電本数が増えて結果として面談設定数が上がった、という嬉しい報告をいただきました。

 

 

もちろんここで書いた各指標などは完全にダミーですし、Case4まで測定を行うにはそれなりの人件費もかかりますので一概にどの測定方法がベストだと考えるかは皆さんの自由だと思います。もちろんKPI測定をしないで感覚値で「なんとなく上がったっぽいねー」というのが絶対悪とはいいません。

 

ただ、こういった数字を日々マネジメントしなくてはいけない方への一つの気づきとしてこういった視点もあるよ、とお伝えできたとすると幸いです。

 

それでは。

Kosuke

 

[雑記]

・6月末に八丈島に釣りに行ってきました!強風と高波でめちゃくちゃ揺れる船でしたが、楽しく仲間と釣りすることが出来ました!

・7月ということで、夏の甲子園の地区予選が続々始まります。今大会は101回大会で、僕が出場したのが81回大会。坊主頭で白球を追いかけていたのがもう20年前になるとは。。。

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